Ako evidovať mzdy v mzdovom softvéri?

AKTUALITY - Firmy | 8.8.2023, 17.22, reklamný článok

Čo myslíte, ako dlho musí podnikateľ evidovať, respektíve archivovať mzdy svojich zamestnancov? Ak tipujete, že maximálne 10 rokov, nie je to celkom tak. Archivačná lehota mzdových dokladov je omnoho dlhšia.

Ilustračné foto: Ollyy / Shutterstock.com

Poďme sa však na problematiku evidencie miezd pozrieť od začiatku. Najčastejšie mzdová účtovníčka pracuje s aktuálnymi mzdovými listami.

Vďaka nim vie, koľko má zamestnancom poslať ako výplatu a na základe mzdových listov vystavuje zamestnancom potvrdenie o zdaniteľných príjmoch alebo nachystá ročné zúčtovanie dane.

Archivačné lehoty pri mzdách

So staršími mzdami už účtovníčka nepotrebuje pracovať aktívne, ale musí dohliadať na ich správnu archiváciu. Tú upravuje viacero predpisov.

Podľa zákona o dani z príjmov a zákona o účtovníctve sa mzdové listy uchovávajú počas 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.

Zákon o zdravotnom poistení rovnako predpisuje lehotu 10 rokov a zo zákona o sociálnom poistení sa dá nepriamo odvodiť taktiež lehota 10 rokov na uchovávanie mzdových dokladov.

Je tu však ešte zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach v znení neskorších predpisov a k nemu prislúchajúca vyhláška.

Podľa týchto predpisov má pôvodca registratúry povinnosť uchovávať registratúrne záznamy tak dlho, aby mal k nim umožnený prístup po celý čas, v ktorom ich bude potrebovať na svoju činnosť, vrátane lehôt ustanovených pre vymáhanie práv a plnenie povinností podľa osobitných predpisov.

V tejto súvislosti napríklad ministerstvo vnútra v jednom zo svojich vzorových dokumentov na členenie registratúry odporúča podnikateľom lehotu uloženia mzdových listov 50 rokov.

Ak používate softvér na mzdy a práve prechádzate na iný systém, vždy si staré mzdové listy preveďte, prípadne si inak zabezpečte ich archiváciu.

V prípade, že máte mzdové listy v papierovej podobe, uložte ich na bezpečné miesto, napr. do uzamykateľnej skrine. Na výplatných lístkoch je veľa osobných údajov – keby sa k nim dostal niekto nepovolaný, hrozia vám problémy.

V prípade, že ukončíte podnikanie a vaša firma nemá právneho nástupcu, tak je dôležité, či sa považuje za pôvodcu registratúry, z ktorého činnosti vznikajú alebo nevznikajú registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou.

Posudzujú to štátne archívy s regionálnou územnou pôsobnosťou. Ak z vašej činnosti vznikajú aj záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou, tak tie odovzdáte štátnemu archívu a v súvislosti s ostatnými mu oznámite miesto ich uloženia.

Ak z vašej činnosti záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou nevznikajú, môžete všetky vyradiť.

Ako vám pomôže mzdový systém

Mzdový systém vám ušetrí množstvo času. Každý zamestnanec má svoju kartu – na nej uvediete:
- rôzne zložky mzdy,
- daňové bonusy,
- odpočítateľné položky,
- zrážky,
- nezdaniteľné príjmy
- a neprítomnosti v aktuálnom mesiaci.

V ďalšom kroku zadáte, koľko dní zamestnanec odpracoval a či má dostať prémie alebo iné odmeny. Mzdový softvér vám zo zadaných údajov vypočíta mzdu automaticky a pripraví vám mzdový list.

Zaheslovaný výplatný lístok v pdf jednoducho pošlete na e-mail zamestnanca.